Molti iniziano la propria attività di affitti brevi con la speranza di riuscire a fare il tutto esaurito, e non solo durante l’alta stagione. Però, con l’aumento delle prenotazioni e la diversificazione dei canali, gestire una casa vacanze diventa sempre più difficile e il rischio di incorrere in errori è sempre maggiore.

L’overbooking è uno dei problemi più comuni per host e property manager. Questo fenomeno si manifesta quando la stessa data viene prenotata da più ospiti su piattaforme diverse, generando disagi, recensioni negative e, in alcuni casi, anche costi extra per trovare soluzioni alternative. Per evitare situazioni spiacevoli, i professionisti del settore si muniscono di strumenti tecnologici, come i channel manager, in grado di aggiornare automaticamente le disponibilità ogni volta che si riceve una prenotazione e, di conseguenza, ottimizzare i processi e la gestione della casa vacanze.

Channel manager: cos’è e come funziona

In parole semplici, il channel manager (dall’inglese “gestore di canali”) è un software che permette di collegare e sincronizzare i calendari di uno o più alloggi pubblicati sulle varie piattaforme di prenotazione online. Grazie a questo strumento, ogni volta che una prenotazione viene confermata su uno dei canali connessi, come Booking.com, ad esempio, la disponibilità viene aggiornata anche su Expedia, Airbnb, ecc. eliminando il rischio che la stessa struttura venga prenotata due volte per la stessa data.

Quando non si possiede un channel manager, l’aggiornamento dei calendari deve essere fatto manualmente dopo ogni prenotazione, il che aumenta il rischio di errori umani: basta una distrazione per dimenticare di bloccare una data su un altro portale e l’overbooking è dietro l’angolo.

Oltre la sincronizzazione automatica

La sincronizzazione automatica ti aiuta a mantenere il controllo sulla disponibilità della tua casa vacanze. Non importa su quanti e quali portali hai pubblicato i tuoi annunci: ogni volta che una prenotazione viene confermata, il channel manager aggiorna tutti i calendari nel giro di pochi secondi.

Ma un buon channel manager è in grado di proporre molto di più. I software più all’avanguardia offrono funzionalità aggiuntive, volte a semplificare ulteriormente la gestione degli alloggi in termini di tempo, tra cui il controllo centralizzato dei prezzi, delle regole di soggiorno e delle promozioni.

Grazie ai channel manager, host e property manager possono gestire i messaggi degli ospiti tutti da un unico posto, oppure impostare la determinazione dinamica delle tariffe che consente di aumentare o diminuire i prezzi in tempo reale a seconda della domanda, della stagione e altri fattori.

Molti channel manager includono anche strumenti di yield management, anch’essi utili per ottimizzare i prezzi in base alla domanda del mercato, alla stagionalità e all’occupazione.

Integrazione con i gestionali PMS

Se gestisci più di una proprietà o lavori come property manager, probabilmente conosci già il significato di PMS (Property Management System). Si tratta di un software gestionale specifico per il settore turistico, creato per gestire le strutture.

Ebbene, nel 2025 molti channel manager offrono integrazioni dirette con questi sistemi, permettendo una gestione ancora più fluida delle prenotazioni, dei check-in, delle pulizie e della fatturazione. Oltre ad evitare l’overbooking, diventa anche possibile generare report finanziari, gestire le recensioni e addirittura collegarsi ai sistemi di domotica dei propri appartamenti.

Automazione delle attività di tutti i giorni

Oltre alla gestione delle prenotazioni, molti channel manager permettono di automatizzare anche attività quotidiane come l’invio di messaggi automatici agli ospiti (prima dell’arrivo, dopo il check-in, ecc.), la richiesta di recensioni post-soggiorno e persino l’invio dei dati alla questura o al portale ISTAT.

Comunicare con i propri ospiti e tenerli informati su avvenimenti e festival nella propria zona aiuta host e property manager non solo a offrire un ottimo servizio e un’esperienza memorabile, ma anche a minimizzare gli errori.