A partire dal primo gennaio 2019 la contabilità e gli archivi di liberi professionisti, attività commerciali, per i soggetti extra europei che vogliono fare degli acquisti  con un importo superiore ai 155,00 € al lordo dell’IVA e così via hanno subito un cambiamento epocale grazie all’obbligo per legge di digitalizzazione delle fatture tramite un apposito sistema telematico.

Va però ricordato che tale manovra, già prevista dalla Legge di Bilancio 2018, ha più che altro sancito la diffusione di tale obbligo per tutti i soggetti dato che, per alcuni di essi, la fatturazione elettronica era già obbligatoria da qualche tempo.

Dall’obbligo della fattura elettronica, detta anche “e – fattura”, sono poi esclusi chi applica il regime forfettario, chi quello dei minimi e tutte quelle cessioni di beni o servizi per i soggetti non appartenenti alla Comunità Europea.

In ogni caso si tratta di un bel vantaggio poiché ci consente di dire addio a tutti quei pesanti faldoni di documenti e fatture sparse, con somma gioia del vostro commercialista, e rendere tutto il processo ancora più rapido, trasparente ed anche eco friendly. In questo modo basteranno pochi click per verificare i conti di un’azienda o di un professionista di qualsivoglia tipo di settore!

Gestire la fatturazione elettronica

La conservazione sostitutiva fatture elettroniche, purtroppo, sembra che non sia ancora effettivamente entrata nel modus operandi di alcune aziende dato che, meno del 10 % di esse, conserva i suoi documenti con questo nuovo sistema. Sistema che garantisce una maggiore trasparenza ed è tutto a vantaggio della legalità di queste aziende.

Ma quali sono esattamente i documenti che devono essere conservati a norma di legge? Tra questi ci sono le già citate fatture, ma non solo! La digitalizzazione deve includere anche tutta la corrispondenza ed i libri sia contabili che ausiliari.

Ma ovviamente tutti questi “ex” fogli hanno una durata diversa di conservazione nel sistema telematico. Si può andare infatti dai sei mesi per i pagamenti a strutture turistiche fino ai dieci anni per la PEC (Posta Elettronica Certificata).

I tempi invece per altri tipi di documenti si dilatano e non di poco come nel caso delle buste paga e dei cedolini (fino all’età della pensione) e degli atti notarili (per sempre). Fate dunque molta attenzione a cosa finisce nello spam e a cosa eliminate dal cestino per evitare problemi futuri!

Quali sono i principi fondamentali per la gestione della fattura elettronica?

Per una corretta conservazione e gestione delle fatture elettroniche e dei documenti simili si possono seguire, in linea generale, tre principi fondamentali.

Innanzitutto occorre un apposito software di archiviazione ben funzionante ed ampiamente testato dato che stiamo parlando per l’appunto di digitalizzazione.

L’archiviazione dei documenti, anche se digitali, deve poi seguire un determinato iter poiché tutti i file devono essere facilmente rinvenibili e collegabili agli altri al fine di garantire la loro stessa validità legale.

Infine anche questi archivi digitali, similmente a quelli cartacei più classici, debbono seguire delle regole di classificazione, di indici e di fascicoli sempre per garantire un maggiore ordine ed una trasparenza non da poco.